Tips om het inschakelen van een incassobureau te voorkomen
De basis om betalingsachterstanden te voorkomen is goede afspraken maken met uw klanten. Dit dient u dan duidelijk te communiceren, zowel op schrift en in woord. Des te beter u dit communiceert des te duidelijker dit ook is voor uw klant. Zo weet u ook, dat bij vele bedrijven er grote gevolgen zijn, indien u niet op tijd betaald. Zorg er dan ook voor dat u ook een strak beleid heeft naar uw klanten. Hieronder een aantal voorbeelden van bedrijven, die gevolgen koppelen en niet op tijd betalen. Deze bedrijven zijn onder andere:
- hypotheekachterstand > bkr notering>veiling > ontruiming> faillissement;
- leningachterstand> bkr notering> deurwaarder> beslagen;
- gasbedrijf> afsnijden leveranties> deurwaarder> geen nieuwe leverancier;
- garagebedrijf>beroept zich op retentierecht> auto pas terug bij betaling rekening;
- telefoonbedrijf> afsnijden> hoge kosten voor aansluiten> opzegging relatie> bkr notering;
- cjib> bekeuring> telkens verdubbeling boete> bij niet betalen uiteindelijk gijzeling;
- belastingdienst> boetes tot 100%> beslagen;
Communiceer uw betalingsvoorwaarden duidelijk
Een klant van ons, een garagebedrijf, heeft op ons advies op de balie staan, reparaties pinnen of contant. De baliemedewerker print de werkbon uit en daar staat dan onder de bon, betaling binnen 14 dagen. De communicatie is dus niet duidelijk genoeg. De klant kan op dat moment zeggen: “ok, ik zal het overmaken!”Het bord pinnen of contant verliest direct zijn waarde op dat moment. Indien u uw betalingsvoorwaarden wil communiceren dan moet u dat dus duidelijk op alle afdelingen, bij ieder personeelslid duidelijk communiceren in woord en geschrift. Dan bent u duidelijk aan het communiceren naar uw klanten. Tips communicatie betalingsvoorwaarden:
- algemene voorwaarden;
- bestelformulieren;
- personeel informeren;
- bij bestelling nogmaals op betalingsvoorwaarden wijzen, tevens de algemene voorwaarden aanreiken;
- bij balies communiceren in woord en geschrift;
- eventueel extra betalingskorting bij contant;
- nieuwe klant betaling voor levering
Hoe om te gaan met nieuwe klanten?
Een nieuwe klant is altijd welkom, maar niet tegen elke prijs. Een klant die niet betaald, kost u vijf keer zo veel tijd en geld, dan een klant die wel betaald. Dus duidelijke betalingsafspraken is essentieel voor een nieuwe klant. De nieuwe klant weet dan ook direct waar ze aan toe zijn. U bent leverancier van een goed product en bij behorende service, maar met dien verstande, er moet betaald worden volgens de afspraken die u bepaald. Stel u heeft een betalingstermijn van 30 dagen en de nieuwe klant doet direct een bestelling van € 30.000,- . Check de nieuwe klant op de volgende zaken:
- kvk, met wie gaat u zaken doen?;
- kvk cijfers?;
- kijk naar eigen vermogen;
- kijk naar ouderdom bedrijf
- bij slechte of geen kvk cijfers de nieuwe klant voor uit laten betalen;
Alles er aan gedaan om betalingsachterstanden te voorkomen?
En alsnog openstaande facturen? Dan kunt u bij bedrijven onderling al op de 31e dag incassokosten verhalen op de debiteur. U hoeft zelfs geen aanmaning te verzenden aan het bedrijf. Ze wisten immers wat de afspraken waren en ze houden zich daar niet aan. De incasso procedure kunt u al hier starten:
